Sebagai Staff Airlines khususnya bagian ticketing, baik dengan Manual Reservation maupun
Computerized
Reservation, selalu
terdapat standarisasi untuk reservasi. Saat seseorang ingin melakukan
perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang, maka yang harus dilakukan
pertama kali melakukan proses reservasi (booking).
1. BOOKING POLICY
• Booking policy atau kebijakan
booking/reservasi, dimulai dengan penyebutan sejumlah data, yang diperlukan
untuk sebuah reservasi, seperti: nama lengkap penumpang yang akan berangkat,
jumlah orang yang akan berangkat, fonefield(berisikan alamat
penumpang, dan nomor telepon yang dapat dihubungi/local contact pax), itinerary (tujuan
(destination), hari dan jam keberangkatan/kepulangan), kelas penerbangan
yang diinginkan, juga bila ada special request yang dimintakan
oleh penumpang.
• Setelah semuanya sudah diproses, maka
petugas reservasi akan menyebutkan ulang data-data dari penumpang tersebut,
dilanjutkan dengan KODE BOOKING (yang terdiri dari 6 huruf/angka), yang
bertujuan untuk mengantisipasi jika tamu kelupaan atau jika terjadi kesalahan
dapat diperbaiki secepatnya.
2. RECONFIRM PROCESS [PROSES KONFIRMASI
ULANG]
Dalam membuat pembukuan terdapat dua macam penumpang, yaitu:
a. Penumpang
yang belum mempunyai tiket
• Bila seseorang belum mempunyai tiket, ia
dapat melakukan reservasi terlebih dahulu, dapat melalui telepon atau datang
langsung ke tempat penjualan tiket/maskapai penerbangan.
• Dengan menyebutkan nama lengkap, fonefield,
itinerary(tujuan, hari, dan jam keberangkatan), maka pihak reservasi akan
membookingkan (dan memberikan kode booking) untuk dapat dicetak, dan
mendapatkan dokumen perjalanan (tiket).
b. Penumpang
yang sudah mempunyai/membawa tiket
Penumpang yang sudah memegang tiket terbagi atas dua, yaitu:
- Penumpang yang Holding Ticket,
mempunyai kepastian berangkat
- Penumpang yang memegang tiket Open
Date, yaitu tiket yang dimiliki oleh penumpang, yang belum
memastikan tanggal keberangkatannya.
3. CANCELLATION [PEMBATALAN]
Cancelation atau
pembatalan sebagian atau keseluruhan perjalanan yang dilakukan penumpang, dapat
dilakukan sebelum batas waktu yang ditentukan oleh maskapai penerbangan.
Ada dua cara
pembatalan yang dapat dilakukan, yaitu:
- Adalah dengan menyesuaikan time limit yang
didapatkan pada saat reservasi (untuk yang belum memiliki tiket), atau
- 48 (Empat Puluh Delapan Jam) sebelum
keberangkatan (untuk penumpang yang sudah memiliki tiket penerbangan).
Pembatalan dapat
dilakukan oleh pihak perusahaan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu ke
penumpang bila penumpang tersebut lalai dalam memenuhi ketentuan yang berlaku.
Pembatalan yang dilakukan oleh pihak perusahaan penerbangan adalah jika:
- Penumpang tidak melakukan konfirmasi ulang kepada
pihak perusahaan penerbangan.
- Penumpang melakukan konfirmasi ulang,
setelah time limit berjalan.
- Penumpang NO SHOW di bandara.
4. PROSEDUR SEAT ALLOCATION
Petunjuk umum dalam
alokasi tempat duduk untuk penumpang:
- Incapacitated Passenger, Expectant Mother, Child,
dan Senior Citizen, tidak
boleh ditempatkan di dekat pintu keluar atau Emergency Exit Door dan Emergency Exit Windows.
- Penumpang yang membawa bayi, harus diberi tempat
duduk dikursi yang ada fitting baby basket. Baby
Basket harus dilekatkan atau ditempelkan pada fitting yang
tersedia.
- UM harus ditempatkan ditempat yang dapat terlihat
oleh Flight Attendent / Flight SPV / Purser, dan sebaiknya ditempatkan di Aisle
- Penumpang group, agar dapat ditempatkan bersama,
dan berdekatan
5. REPORTING AND CLOSING TIME
6. CONNECTING
a. CONNECTING
TIME
Minimum Connecting Time (MCT)
adalah jarak waktu terpendek yang diperlukan untuk mentransfer penumpang, dari
satu penerbangan (flight) ke penerbangan lainnya.
• DOM – DOM : Transfer antar
penerbangan Domestik
• INT – INT : Transfer antar
penerbangan Internasional
• INT – DOM : Transfer dari penerbangan
Internasional ke Domestik
Minimum Connecting Time yang
berlaku adalah:
• 90 Menit untuk transfer penerbangan
domestic
• 120 Menit untuk transfer penerbangan
internasional
b. CONNECTING
FLIGHT
• Connecting flight adalah penerbangan lanjutan yang dilakukan oleh
penumpang untuk mencapai tempat tujuan (destination) terakhir.
• Penumpang tersebut ditransfer melalui
penerbangan lain atau dengan penerbangan yang sama yang telah mengadakan joint
operation dengan penerbangan dari kota asal.
• Kegiatan connecting flight ini
berhubungan dengan connecting time, karena apabila penumpang mempunyai connecting
flight dalam perjalanannya, dia harus cermat memilih penerbangan yang
mempunyai minimum connecting time, agar tidak menunggu terlalu
lama.
- Untuk memasuki bandara dan untuk
keperluan check-in, Anda harus menunjukkan Tiket Elektronik ini beserta dengan
surat identifikasi yang dilampiri foto yang dikeluarkan oleh Pemerintah,
seperti paspor, kartu identitas atau KTP Indonesia.
- Tiket Elektronik ini harus ditunjukkan
beserta surat identifikasi yang dilampiri foto pada saat pengembalian uang
tiket atau pertukaran tiket.
- Tarif berlaku dengan ketentuan dan
kondisi tarif yang menyertainya.
- Apabila data yang ada dalam E-Ticket
berbeda dengan data yang ada pada sistem reservasi kami, maka yang menjadi
acuannya adalah data yang ada pada sistem reservasi. Pembatalan reservasi
tiket dikenakan biaya pembatalan, jika ada.
- Pengangkut tidak bertanggung jawab
terhadap ketidaksesuaian penerbangan lanjutan penumpang apabila
menggunakan perusahaan penerbangan lain.
- Pengangkut berhak menolak penumpang
untuk check-in dan membatalkan Pembukuannya apabila data yang diberikan
tidak sesuai.
- Penumpang tertinggal pesawat karena
tidak berada diruang tunggu, pengangkut tidak bertanggung jawab atas
kelalaian tersebut dan tiket penumpang akan dikenakan biaya pembatalan
sesuai peraturan yang ditetapkan pada pengangkut.
- Pengangkut tidak bertanggung jawab atas
kesalahan penulisan kontak/no Telpon/ hp penumpang yang mengakibatkan
tidak sampainya informasi Apabila terjadi perubahan jadwal yang diberikan
ke agent/ No.telpon/no.hp yang tertera saat reservasi.
- Apabila terdapat pembukuan FIT yang
jumlahnya lebih dari 15 orang dan belum proses tiketing, pihak Airlines
akan membatalkan pembukuan tersebut tanpa pemberitahuan terlebih dahulu
Apabila pembukuan telah di proses tiketing, maka akan mengikuti prosedur
Group
- Barang-Barang Yang Tidak Boleh Dibawa:
baterai kering, pisau, gunting, benda tajam, peralatan, senjata api,
amunisi dan replika mainan dari benda-benda tersebut tidak boleh dibawa ke
kabin penumpang.
- Benda-Benda Berharga: Uang, logam mulia,
perhiasan, instrumen yang dapat dinegosiasikan, sekuritas, dokumen
identifikasi pribadi dan benda-benda berharga lainnya sebaiknya dibawa ke
kabin oleh penumpang. Pihak maskapai tidak bertanggung jawab atas
hilangnya benda-benda yang dibawa oleh penumpang.
- Pengangkut tidak bertanggung jawab
terhadap semua kehilangan barang berharga seperti uang, perhiasan, barang
elektronik, obat-obatan, dokumen serta surat berharga atau sejenisnya jika
dimasukkan kedalam bagasi tercatat, kecuali bisa dibuktikan adanya
kesalahan penanganan oleh pengangkut.
- Pengangkut tidak bertanggung jawab
terhadap kerusakan barang-barang pecah belah/cepat busuk dan binatang
hidup jika diangkut sebagai bagasi.
- Petugas check-in pengangkut berhak
menolak bagasi tercatat jika dapat rusak karena pengepakan yang tidak
semestinya serta bagasi yang tidak terkunci.
- Benda-Benda yang Boleh Dibawa dengan Syarat Tertentu: Obat-obatan dan perlengkapan kosmetik seperti hair spray, parfum dan obat yang mengandung alkohol boleh dibawa oleh penumpang selama perjalanan dalam jumlah yang wajar. Kebanyakan jenis benda-benda ini boleh dibawa sebagai kargo asalkan dikemas sesuai dengan peraturan kargo.
- Barang
Bawaan (Tas, Koper dan bungkusan lainnya) yang dipasangi alarm.
- Gas
padat – (didinginkan, mudah terbakar, tidak mudah terbakar dan beracun)
seperti butana, oksigen, nitrogen cair, tabung aqualung dan tabung gas
padat.
- Zat
Korosif – seperti asam, alkali, merkuri dan sel baterai cair serta wadah
yang mengandung merkuri.
- Bahan
peledak – amunisi, kembang api dan pistol api. Amunisi termasuk tempat
amunisi yang kosong, pistol, kembang api dan bagian dari pistol.
- Zat
cair serta padat yang mudah terbakar seperti refill pemantik, bahan bakar
pemantik, korek api, cat, thinner, pemantik api yang harus dibalik sebelum
dinyatakan.
- Zat
radioaktif
- Materi
yang teroksidasi seperti bubuk pemutih dan peroksida
- Zat
beracun dan yang dapat menimbulkan infeksi seperti insektisida, pembunuh
ilalang dan materi virus hidup.
- Benda-benda
berbahaya lainnya seperti materi yang dimagnetisasi, yang dapat melukai
atau membuat iritasi.
- Agen
etiologis (bakteri, virus, dll.)
- Zat-zat
yang mengandung merkuri tidak boleh dibawa oleh penumpang.
Apa itu reservasi?
Menurut IATA ( International Air
Traffic Association ), reservasi adalah suatu permintaan penyediaan secara awal
bagi ruang, tempat duduk, atau akomodasi untuk seseorang atau sesuatu ruang
untuk barang yang dibawa orang tersebut.
Maka, reservasi dapat diartikan
sebagai suatu transaksi yang menyangkut tentang penyediaan tempat (Seat/Space),
pelayanan khusus, dan atau fasilitas-fasilitas lainnya termasuk akomodasi
lainnya, untuk penumpang yang mau melakukan perjalanannya dengan pesawat
terbang.
Manfaat reservasi dari
sisi Penumpang dan Airlines
Dari sisi Penumpang
|
Dari sisi Airlines
|
1. Mempermudah mempersiapkan keperluannya sedini mungkin.
2. Memberi kepastian rencana perjalanan.
3. Efisiensi waktu.
|
1. Sarana untuk menjual load factor secara maximum.
2. Sarana untuk meningkatkan produksi.
3. Mempermudah penjualan produksi.
4. Efisiensi.
|
Tugas dan Fungsi dari
seorang reservasi
Tugas – tugas reservasi :
Penyediaan Tempat :
·
Mengawasi sealable
(penjualan yang tersedia) seat pada penerbangan tertentu dengan mencatat
pembukuan dan pembatalannya.
·
Mengusahakan pendapatan
semaksimal mungkin.
Permintaan khusus :
·
Meneruskan permintaan
khusus penumpang kepada bagian – bagian yang bersangkutan.
Penjualan :
·
Menyarankan perubahan
penerbangan apabila diperlukan.
·
Memberikan laporan kepada
bagian penjualan.
·
Membuat rencana untuk masa
depan.
·
Memberi revenue setinggi
mungkin.
Fungsi reservasi :
- Melaksanakan
penyediaan seat agar tidak terjadi oversale.
- Mengusahakan
pendapatan setinggi – tingginya.
Jawa
* CGK - Bandar Udara Soekarno-Hatta, Banten. Cengkareng
* KMO - Bandar Udara Kemayoran, Jakarta
* HLP - Bandar Udara Halim Perdanakusuma, Jakarta
* SUB - Bandar Udara Juanda, Surabaya
* SOC - Bandar Udara Adisumarmo, Solo
* JOG - Bandar Udara Adi Sucipto, Yogyakarta
* SRG - Bandar Udara Achmad Yani, Semarang
* BDO - Bandar Udara Husein Sastranegara, Bandung
Sumatera
* BTJ - Bandar Udara Sultan Iskandar Muda, Banda Aceh
* MES - Bandar Udara Polonia, Medan
* BTH - Bandar Udara Hang Nadim, Batam
* TNJ - Bandar Udara Raja Haji Fisabilillah, Tanjung Pinang
* PKU - Bandar Udara Sultan Syarif Kasim II, Pekanbaru
* PDG - Bandar Udara Minangkabau, Padang
* PLM - Bandar Udara Sultan Mahmud Badaruddin II, Palembang
* BKS - Bandar Udara Fatmawati Soekarno, Bengkulu
* TKG - Bandar Udara Radin Inten II, Bandar Lampung
* DJB - Bandar Udara Sultan Thaha Syaifuddin, Jambi
Bali dan Nusa Tenggara
* DPS - Bandar Udara Ngurah Rai, Denpasar
* AMI - Bandar Udara Selaparang, Mataram
* KOE - Bandar Udara El Tari, Kupang
* BMU - Bandar Udara Sultan Muhammad Salahuddin, Bima
* RTG - Bandar Udara Frans Sales Lega, Ruteng
* BJW - Bandar Udara Soa, Bajawa
* ENE - Bandar Udara H.Hasan Aroeboesman, Ende
* MOF - Bandar Udara Frans Seda, Maumere
* ARD - Bandar Udara Mali, Alor
* ABU - Bandar Udara Haliwen, Atambua
Kalimantan
* BPN - Bandar Udara Sepinggan, Balikpapan
* PNK - Bandar Udara Supadio, Pontianak
* TRK - Bandar Udara Juwata, Tarakan
* BEJ - Bandar Udara Kalimarau, Berau
Sulawesi
* UPG - Bandar Udara Sultan Hasanuddin, Makassar
* MDC - Bandar Udara Sam Ratulangi, Manado
Maluku
* AMQ - Bandar Udara Pattimura, Ambon
Papua
* DJJ - Bandar Udara Sentani, Jayapura
* BIK - Bandar Udara Frans Kaisiepo, Biak
* TIM - Bandar Udara Mozes Kilangin, Tembagapura
* MKQ - Bandar Udara Mopah, Merauke
